エム・ソフト個人情報保護方針

個人情報保護方針

株式会社エム・ソフト(以下、「当社」という。)は、「ソフトウェア受託開発事業」、独自開発のソフトウェアによる「プロダクト・サービス事業」、コンピュータネットワークに係る「保守・運用事業」等を展開しています。
当社は、当社の事業の用に供するすべての個人情報を適切に取扱うため、当社全従業者が遵守すべき行動基準として本個人情報保護方針を定め、その遵守の徹底を図ることといたします。

1. 当社は、個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。そのため、日本工業規格「個人情報保護マネジメントシステム — 要求事項」(JIS Q 15001)に準拠した個人情報保護マネジメントシステムを策定し、適切に運用いたします。

2. 当社は、適法かつ公正な手段によって個人情報を取得いたします。事業の内容および規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用および提供を行います。それには特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないことおよびそのための措置を講じることを含みます。

3. 当社は、個人情報の取扱いの全部または一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

4. 当社は、本人の同意がある場合または法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

5. 当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止および是正のための措置を講じます。

6. 当社は、個人情報の取扱いに関する苦情および相談への適切かつ迅速な対応に努めます。

7. 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。

＜個人情報保護方針に関するお問い合わせ＞

• 株式会社エム・ソフト 人事総務部
  TEL:03-5807-2300

個人情報の保護に関する法律に基づく公表事項
(「本人の知り得る状態（本人の求めに応じて遅滞なく回答する場合を含む。）」に置く事項)

1. 個人情報取扱事業者の名称

   株式会社エム・ソフト

   〒110-0015　東京都台東区東上野2-18-10日本生命上野ビル6F

   代表取締役社長 　　：佐藤圭介

   個人情報保護管理者 ：取締役兼営業本部長（ご連絡は「個人情報相談窓口」で承ります）

2. 個人情報の利用目的

   当社は、取得した個人情報を以下に記載する目的の達成に必要な範囲で利用します。

   (1) お客様の個人情報

   • ①当社が提供する商品・サービスに関してのお見積・契約・納品・アフターサービスを行うため
   • ②お問い合わせ対応、取引遂行のために必要と思われる各種業務の際のご本人確認のため
   • ③当社が提供する商品・サービスのご案内、催事、イベントなどのご案内のため
   • ④当社が提供する商品・サービスのダイレクトメールやメールマガジンでのご案内のため
   • ⑤当社が提供する商品・サービスに関するアンケート、モニター等のご依頼のため
   • ⑥市場調査・顧客動向分析等、経営上必要な分析および企画開発等を行うため
   • ⑦法令等に基づく当社の義務の履行および権利の行使その他、これに付随する諸対応
   • ⑧その他当社とお客様との間で同意した目的のため

   (2) 業務委託または人材派遣の受け入れに伴う個人情報

   業務委託または人材派遣の受け入れに伴い、委託会社および個人事業主・人材派遣会社（以下、「協力会社
   等」と言います）の社員または事業主（以下、「協力会社等社員」と言います）に関する個人情報につ
   いて協力会社等より提供を受け、または協力会社等社員より収集を行う場合があります。協力会社等社員
   の個人情報については、業務委託に伴う委託先管理・監督など、下記に示す目的のため利用いたします。

   • ①協力会社等との契約締結および履行確認のため
   • ②派遣であった場合の協力会社等社員に対する作業指示および作業管理、就業管理のため
   • ③協力会社等の技術者の保有スキルを確認するため
   • ④セキュリティ管理実施のため
   • ⑤機密情報等の保護対策に利用するため
   • ⑥お取引先として、支払入金処理等の管理を行うため

   (3) 株主の皆様の個人情報

   • ①会社法および商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
   • ②当社から各種便宜を供与するため
   • ③株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
   • ④各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため

   (4) インターンシップ・採用活動に関連する個人情報

   • ①インターンシップ・採用に関連する資料等の提供のため
   • ②インターンシップおよび採用における選考手続きおよび結果連絡のため
   • ③入社前手続きのため

   (5) 社員およびその家族等の個人情報

   • ①業務上の各種連絡のため
   • ②人事・労務、研修、その他の雇用管理、福利厚生、これらに付随する諸対応を行うため
     （退職後の各種手続きを含む）
   • ③当社PRまたは宣伝活動等のため
   • ④適正な健康管理のため（健康診断結果等の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用または提供を行いません。）

   (6) 当社へお問い合わせいただいた方の個人情報

   • お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため

   (7) 特定個人情報等

   • 源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため

3. 安全管理措置について

   当社は、個人情報の漏えい、滅失または毀損の防止その他の個人情報の安全管理のために、次のとおり、必要
   かつ適切な措置を講じます。

   (1) 基本方針の策定

   • 個人情報の適正な取扱いを確保し、個人情報保護法、その他関係法令およびガイドライン等を遵守するため、個人情報保護方針を策定

   (2) 規律の整備

   • 個人情報の取扱方法や管理方法について、社内規程「個人情報保護規程」を整備

   (3) 組織的安全管理措置

   • 責任者を設置するとともに、個人情報を取り扱う従業者および個人情報の範囲を明確化し、法や社内規程に違反している事実または兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備
   • 定期的な自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施

   (4) 人的安全管理措置

   • 個人情報の取扱いに関する留意事項について、従業者に必要な教育研修を実施

   (5) 物理的安全管理措置

   • 従業者の入退室管理および持ち込む機器等の制限を行うとともに、権限を有しない者による個人情報の閲覧を防止する措置を実施
   • 個人情報を取り扱う機器、電子媒体および書類等の盗難または紛失等を防止するための措置、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合の漏えい等を防止するための措置を実施

   (6) 技術的安全管理措置

   • アクセス制御を実施して、担当者および取り扱う個人情報データベース等の範囲を限定
   • 外部からの不正アクセスまたは不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

   (7) 外的環境の把握

   • 個人情報を外国において保管する場合、当該国における個人情報の保護に関する制度を把握した上で安全管理措置を実施

4. 当社ウェブサイトにおけるCookieの利用について

   当社の提供するウェブサイトでは、以下のアクセス解析ツールを利用して当社ウェブサイト利用状況を把握するため、Cookie 情報等を利用しております。

   Cookie とはウェブサーバーから端末側のブラウザに送信されるデータのことです。Cookie はブラウザに保存され、再度同じウェブサーバーにアクセスした場合にブラウザからウェブサーバーに自動的に送信されます。
   この仕組みを利用してウェブサーバーは端末の同一性を識別でき、アクセス履歴を取得したり、より効果的に情報を配信したりできます。お使いのブラウザの設定を変更することで Cookie の提供を拒否することが可能です。設定方法はブラウザにより異なりますので、詳しい設定方法はお使いのブラウザの「ヘルプ」メニューでご確認ください。
   なお、すべての Cookie を拒否する設定を選択した場合、認証が必要なサービスを受けられなくなる等、インターネット上の各種サービスの利用上、制約を受ける場合がありますのでご注意ください。

   設定によっては、当社ウェブサイトを利用した際の Cookie 情報が、下記事業者によって取得され、利用される場合があります。取得された Cookie 情報等は下記事業者のプライバシーポリシーに従って取り扱われます。
   Cookie 情報の利用は、下記事業者のウェブサイト内に設けられたオプトアウトページにアクセスして、停止することができます。

   【Google Analytics】

   • プライバシーポリシー
     オプトアウト
     Google Analytics により収集、記録、分析された情報には、特定の個人を識別する情報は一切含まれません。

開示等の請求等に応じる手続き

当社は、本人から自己の保有個人データおよび第三者提供記録の開示等の求めがあった場合には遅滞なく対応
することとし、次の各号のとおり手続きを定めます。

(1) 申請方法

• 当社指定の「開示等の請求等申請書」に所定事項をすべて記載の上、本人確認書類を同封し、下記送付先まで
  ご郵送ください。なお、郵便または宅配便以外の手段（直接のご来社、電子メール、FAXなど）での開示等の
  請求等は受け付けておりませんので、あらかじめご了承ください。
  申請書は「個人情報相談窓口」よりお取り寄せいただけます。

  ＜送付先＞

  〒110-0015　東京都台東区東上野2-18-10日本生命上野ビル6F
  「株式会社エム・ソフト　個人情報相談窓口」
  ※封筒に朱書きで「申請書類在中」とお書き添え願います。

(2) 本人であることの確認

• 開示の申請にあたっては、以下の本人確認書類を同封願います。

  1) ご本人によるお申し込みの場合

  • 本人の公的証明書（写し）

  2) 代理人によるお申し込みの場合

  下記の書類のうち該当するものすべて

  1. ① 代理権確認書類

     • 法定代理人

       • 戸籍謄本その他その資格を証明する書類

     • 任意代理人（以下のすべて）

       • 当社指定の委任状（お手元にない場合、ご連絡ください。ご郵送します。）
         ※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
       • 本人の印鑑登録証証明書

  2. ② 代理人の身元確認書類

     • 代理人の公的証明書（写し）

  3. ③ 本人の身元確認書類

     • 本人の公的証明書（写し）

  4. ※公的証明書

     以下、アまたはイを言う。

     • 以下のいずれかを１つ

       運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、身体障害
       者手帳、精神障害者保健福祉手帳、療育手帳、在留カード、特別永住者証明書

     • 以下の書類を２つ以上

       公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療また
       は介護保険の被保険者証、国家公務員共済組合または地方公務員共済、組合の組合員証、私立学校教
       職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書

  5. ※ご提示いただいた本人確認書類は、開示等の請求等に応じるために利用いたします。
     ご同意いただける方のみご送付ください。

     ※本人確認書類は氏名、生年月日、現住所が記載されており、すべて有効期限内のもの（有効期限の記載が
     ない書類は、発行日から3か月以内のもの）に限ります。

     ※あらかじめ印字されているか、ボールペンなど消せないもので記入されているものに限ります。

     ※本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。

     ※法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。
     また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。

     ※本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。

(3) 開示に関する手数料およびお支払い方法

• 開示等のご請求にあたっては、次のとおり手数料が必要となります。

  1) 開示請求および利用目的の通知のご請求の場合

  • 手数料1回の申請ごとに、2,000円(消費税込)
    1申請につき、保有個人データ3件までとさせていただきますのでご了承ください。
  • 支払方法2,000円分の郵便切手を申請書類と同封してください。

  ※手数料は事務作業費相当額です。

  ※書留（本人限定受取郵便）にかかる郵便料金等が変更された場合、手数料を変更させていただきますの
  で、あらかじめご了承ください。
  

  ※郵便トラブルにつきましては、当社の責に帰すべき事由による場合を除き、当社は責任を負いかねます
  ので、あらかじめご了承ください。

  ※手数料が不足していた場合または同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の
  期間内にお支払いいただけない場合は請求等がなかったものといたします。なお、ご送付いただいた書
  類は原則としてご返却いたしませんので、あらかじめご了承ください。

  ※開示等を行わない場合は、その理由を付記して書面で回答いたします。

  2) 訂正請求および利用停止等の請求の場合

  保有個人データを特定していただいたうえで、訂正および利用停止等をご請求いただく場合の手数料は
  無料です。

  ※「保有個人データ」を特定していただけない場合は、まず開示をご請求いただき、訂正および利用停止
  等のご請求を行う保有個人データを特定していただきます。この場合、開示請求に関する手数料がさ
  らに必要となりますので、あらかじめご了承ください。

(4) 開示等の請求等をお断りする場合

• 下記の場合は、ご請求に応じることができません。なお、その場合も手数料の返却はいたしません。

  1) ご請求の不備等により請求を受理できない場合

  以下の場合は、不備箇所を修正したうえで、申請書類の再提出をお願いします。

  • ご提出いただいた申請書類に不備があった場合
  • ご本人を特定できない場合
  • 代理人による申請に際し、その代理権が確認できない場合
  • 開示の求めの対象が、当社に存在しない場合

  2) 開示等の請求等をお断りする場合

  以下の場合には、請求にかかる保有個人データの全部または一部を開示いたしません。

  • 請求にかかる保有個人データが、当社に存在しない場合
  • ご本人または第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • 当社の業務の適正な実施に著しい支障をおよぼすおそれがある場合
  • 他の法令に違反することとなる場合

  ※郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。

  ※必要事項を全てご記入ください。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。

  ※個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。

  ※内容により、お時間をいただく場合がございます。

  ※開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等の必要な範囲のみで取扱うものとします。
  提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。

  ※「訂正等」「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。
  あらかじめご了承ください。

  ※「保有個人データ」とは、電子計算機を用いて検索することができるように体系的に構成した情報の集合物
  または一定の規則に従って整理、分類し、目次、索引、符合などを付すことによって特定の個人情報を容易に
  検索できるように体系的に構成した情報の集合物を構成する個人情報であって、当社が、本人から求められる
  開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去および第三者への提供の停止の求めのすべてに応じる
  ことができる権限を有するものをいいます。詳しくは、 「個人情報相談窓口」までご連絡ください。

個人情報に関するお問い合わせ

当社が保有する保有個人データおよび第三者提供記録の開示等の請求等(利用目的の通知、開示、訂正・追加または削除、利用または提供の停止、第三者への提供を拒否する場合）、苦情および相談、その他の個人情報に関するお問い合わせは、下記の「個人情報相談窓口」までお申し出ください。
※ご本人の要求に基づき、個人情報の訂正または削除をした場合には可能な範囲で本人に通知いたします。

＜個人情報保護管理者＞

取締役兼営業本部長（ご連絡は「個人情報相談窓口」で承ります）

＜個人情報相談窓口＞

株式会社エム・ソフト 人事総務部
TEL:03-5807-2300

当社は以下の認定個人情報保護団体の対象事業者です。
個人情報の取扱いに関する苦情やご相談は、各団体の窓口にお申出いただくこともできます。

【認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申出先】

※個人情報の取り扱いに関する苦情のみを受付けています
※当社の製品・サービスの問い合わせ先ではございません